ابلاغ نهایی سند چشم انداز نرم افزار مدیریت دارایی های فیزیکی

سند چشم انداز نرم افزار مدیریت دارایی های فیزیکی (EAM) توسط شرکت توانیر ابلاغ گردید. این سند که در پنج فصل و دو پیوست تهیه و تدوین گردیده است به مهم ترین اصول توسعه، پیاده سازی و استقرار نرم افزار های مدیریت دارایی اشاره دارد. در ادبیات مدیریت دارایی‌های فیزیکی، از مدیریت یکپارچۀ اطلاعات دارایی‌ها به‌عنوان یکی از الزامات تعالی در مدیریت دارایی‌های فیزیکی نام برده می‌شود.

اما در سازمان‌های گسترده و دارایی‌محور، همچون شرکت‌های توزیع نیروی برق، مدیریت حجم گستردۀ اطلاعات و فرایندهای حوزۀ مدیریت دارایی‌های فیزیکی بدون بهره‌گیری از سیستم‌های نرم‌افزاری کارآمد، اگر نگوییم غیرممکن، بی‌تردید بسیار مشکل و ناقص خواهد بود. در دهه‌های گذشته، برای یاری‌رسانی به مدیران و کارکنان سازمان‌های دارایی‌محور خانواده‌ای از نرم‌افزار‌های مدیریت یکپارچۀ نگهداشت دارایی‌ها با نام سیستم‌های رایانه‌ای مدیریت نگهداشت (CMMS) به صنایع معرفی شده‌اند. بعد‌تر با تغییر رویکرد در مدیریت نگهداشت و توجه بیشتر به مدیریت چرخۀعمر دارایی‌ها، بر گستردگی فرایندهای تحت پوشش و قابلیت‌های نرم‌افزارهای مدیریت نگهداشت افزوده شد؛ حاصل آن معرفی نسل جدیدی از سیستم‌های جامع با نام مدیریت دارایی‌های بنگاه (EAM) به کاربران بوده است. این روند تکاملی تا به امروز در حال پیگیری است. با شروع عصر انقلاب صنعتی چهارم و گسترده‌شدن فناوری‌هایی نظیر کلان داده ، شبکۀ اینترنت اشیاء و هوش مصنوعی هر روز شاهد افزوده‌شدن قابلیت جدیدی به نرم‌افزارهای مدیریت دارایی‌های فیزیکی هستیم.
در ایران نیز با رشد فعالیت‌های اقتصادی و ورود فناوری‌های مدیریت اطلاعات در دهه‌های گذشته، فرهنگ بهره‌برداری از نرم‌افزارهای جامع مدیریت اطلاعات نیز گسترش یافت. اما به دلایل متعددی همچون اولویت مسائل مدیریت مالی سازمان‌ها و اتوماسیون اداری، هستۀ اولیۀ شکل‌گیری سیستم‌های جامع در این بخش‌ها قرار گرفت. اما با شتاب‌گیری توسعۀ در صنایع تولیدی، فرایندی و خدماتی در دهه‌های 70 و 80 شمسی و در کنار آن افزایش نیاز به اجرای برنامه‌های نگهداشت روی تجهیزات آن‌ها، زمینۀ معرفی بیشتر سیستم‌های نرم‌افزاری مدیریت نگهداشت نیز در کشور فراهم شد. در سال‌های اخیر، با گسترش دانش مدیریت دارایی‌های فیزیکی و مشاهدۀ موفقیت‌های پروژه‌های انجام‌شده، اقبال به پیاده‌سازی مدیریت دارایی‌های فیزیکی و سیستم‌های نرم‌افزار‌های آن در شرکت‌های توزیع نیروی برق کشور روزافزون شده است. در همین راستا، نیاز به تدوین اسناد پشتیبان انتخاب و پیاده‌سازی نظام‌مند نرم‌افزار مدیریت اطلاعات و فرایندهای دارایی‌های فیزیکی (CMMS/EAM) در معاونت هماهنگی توزیع شرکت توانیر احساس شد. سند پیش‌رو در پاسخ به این اقبال و با هدف راهنمایی شرکت‌های توزیع نیروی برق در انتخاب هوشمندانۀ نرم‌افزار مدیریت دارایی‌های فیزیکی تهیه شده است.
در این سند سعی شده است با هدف ایجاد شناخت از نرم‌افزارهای مدیریت دارایی‌ها و روش انتخاب و پیاده‌سازی آن‌ها، تجارب برخی از شرکت‌های توزیع در پیاده‌سازی نرم‌افزارهای مدیریت نگهداشت، دانش مشاوران این صنعت و اطلاعات مراجع اصلی راهنمای انتخاب و پیاده‌سازی نرم‌افزارهای CMMS/EAM به خوانندگان محترم منتقل شود. در فصل اول سند به روند تکاملی نرم‌افزار‌های مدیریت دارایی‌های فیزیکی پرداخته شده است. در ادامه ماژول‌های اصلی این خانواده از نرم‌افزارها شرح داده می‌شود (فصل دوم). اهمیت یکپارچگی نرم‌افزار با دیگر سیستم‌های سازمان و انطباق آن با کارکردها و الزامات استاندارد 61968 IEC در فصل سوم شرح داده شده است. سپس در فصل چهارم فرایند انتخاب و در فصل پنجم فرایند پیاده‌سازی نرم‌افزار با شرح مراحل هر کدام از گام‌های فرایندها نگاشته شده است. در بخش پیوست نیز، به‌صورت جزئی‌تر، الزامات اصلی نرم‌افزارهای CMMS/EAM برای پیاده‌سازی در شرکت‌های توزیع نیروی برق معرفی می‌شود. بخش دیگر پیوست نیز به معرفی شاخص‌های کلیدی برای ارزیابی موفقیت پیاده‌سازی نرم‌افزار اختصاص داده شده است.
در فصل اول این سند، به معرفی نرم‌افزارهای EAM پرداخته شده است. سیستم‌های رایانه‌ای مدیریت نگهداشت (CMMS) و مدیریت دارایی‌های بنگاه (EAM) توانمندسازهایی در قالب بسته‌های نرم‌افزاری هستند که برای پشتیبانی از مدیریت دارایی‌های فیزیکی و نگهداشت طراحی‌ شده‌اند. استفادۀ اثربخش از انواع سیستم‌های پشتیبان مدیریت دارایی‌های فیزیکی می‌تواند بازدهی خدمات این بخش را به میزان چشمگیری بهبود ‌بخشد. تفاوت این دو خانواده از نرم‌افزارها بیشتر در گستردگی ماژول‌های آن‌ها و تعداد فرایندهای قابل‌مدیریت در آن‌هاست؛ اما با به‌روزرسانی نرم‌افزارهای اولیه مدیریت نگهداشت، در خیلی از موارد دیگر مرز خاصی بین آن‌ها وجود ندارد. از این رو انتخاب گستردگی قابلیت‌ها و ماژول‌های نرم‌افزار بیشتر به فلسفه و استراتژی مدیریت دارایی فیزیکی سازمان و همچنین قابلیت‌ها و به‌روزبودن دیگر نرم‌افزارهای پشتیبان سازمان بستگی دارد. در این فصل همچنین مطابق شکل زیر، به سیر تکامل نرم افزارهای مبتنی بر دارایی اشاره شده است.

ماژول‌های اصلی نرم افزارهای EAM عنوان دومین فصل این سند چشم انداز می باشد. در این فصل با تمرکز بیشتری اجزای اصلی سیستم یکپارچۀ مدیریت دارایی‌ها، که به‌عنوان ماژول‌های پایه نیز شناخته می‌شوند، شرح داده می‌شود. شایان ذکر است که ماژول‌های نام‌برده در این بخش لزوماً اجزای یک نرم‌افزار واحد نیستند؛ در بسیاری از موارد سازمان‌ها با اتخاذ راهبرد معماری خدمات‌محور (SOA)، مجموعه نرم‌افزاهای تخصصی خود را در یک بستر مشترک یکپارچه می‌سازند و یک سیستم جامع مدیریت دارایی‌های فیزیکی (EAMS) را از ترکیب نرم‌افزارهای توانمند خود می‌سازند. اما به هر ترتیب، کارکرد یکپارچۀ ماژول‌ها یا نرم‌افزارهای ذیل، و البته در بستر بزرگ‌تر و خدمات‌محور با سایر نرم‌افزار‌های سازمان، برای مدیریت بهینۀ عملکرد دارایی‌ها در سازمان لازم است. الزامات نرم افزار بایستی مبتنی بر الزامات مدل آپتایم که در نظام نامه مدیریت دارایی های فیزیکی (ابلاغی مهر ماه 1399) قید شده است، باشد. لذا نظام نامه مدیریت دارایی های فیزیکی به عنوان یک سند مکمل سند حاضر در بردارنده الزامات اصلی نرم افزار خواهد بود و در سند حاضر سعی شده است این الزامات بصورت کاربردی تعریف و قابل اجرا توسط تولیدکنندگان نرم افزار باشد. تولید کننده نرم افزار بایستی سند فلوچارت یا مراحل نرم افزاری برای تمامی ماژول های اصلی ذیل و ارتباط بین ماژول ها را تهیه و در اختیار کارفرما قرار دهد. کارفرما (شرکت توزیع) نیز می بایست این ارتباطات را در سازمان بررسی و امکان ایجاد یا عدم ایجاد آن ارتباطات را از نظر فنی، اجرایی و یا ساختار سازمانی بررسی نماید. شایان ذکر است صرفنظر از الزامات قید شده در این سند برای هر کدام از ماژول ها که کاملا الزامی می باشد، درخواست شرکت توزیع به تیم تولید کننده نرم افزار بایستی توسط تیم تولید کننده نرم افزار بررسی و در صورت عدم نفی مفاد این سند، اجرا گردد.

یکپارچه سازی سیستم مدیریت اطلاعات دارایی در شرکتهای توزیع نیروی برق بطور مبسوط در سومین فصل سند چشم انداز نرم افزار مدیریت دارایی های فیزیکی مورد اشاره قرار گرفته است. در این بخش به‌صورت اجمالی به ساختارهای اصلی یکپارچه‌سازی فرایندهای اصلی در نرم‌افزارمدیریت دارایی‌های فیزیکی با دیگر سیستم‌های فناوری اطلاعات (IT) و فناوری‌های بهره‌برداری (OT) و کارکردهای مدنظر استاندارد IEC 61968-2018 در مدیریت دارایی‌های فیزیکی پرداخته می‌شود. ارتباط نرم افزار با سایر سامانه های در حال استفاده و مستقرشده در شرکت بایستی از طریق وب سرویس قابل پیاده سازی بوده و به هیچ عنوان یک ماژول دو بار یا بیشتر در سامانه های مختلف پیاده سازی نشده باشد. بعنوان مثال در صورت پیاده سازی ماژول مدیریت کار در سامانه مدیریت دارایی های فیزیکی، نباید این ماژول در نرم افزار خدمات مشترکین پیاده سازی گردد.

فرایند انتخاب نرم‌افزار CMMS/EAM عنوان فصل چهارم سند می باشد. انتخاب یک نرم‌افزار متناسب و کارآمد مدیریت دارایی‌های فیزیکی (EAM) که قابلیت تبدیل‌شدن به یک ابزار اصلی تصمیم‌گیری را داشته باشد، کار راحت و آسانی نیست. همین موضوع، انتخاب هوشمندانۀ نرم‌افزار EAM را به یکی از چالش‌های اساسی مدیران و کارشناسان فنی سازمان‌های دارایی محور نظیر شرکت های توزیع نیروی برق تبدیل کرده است. عرضۀ تعداد زیادی از نرم‌افزارهای این خانواده و تنوع ویژگی‌ها و قابلیت‌های آن‌ها، تا حد زیادی باعث سردرگمی مسئولان انتخاب و پیاده‌سازی نرم‌افزار شده است. به‌صورت معمول، سازمان‌ها بر اساس معیارهایی نظیر هزینۀ خرید، تعدد قابلیت‌ها و شرایط پشتیبانی، از بین نرم‌افزارهای موجود در بازار یکی را انتخاب می‌کنند یا در بعضی موارد تصمیم به توسعۀ یک نرم‌افزار درون‌سازمانی گرفته می‌شود. اما این نوع انتخاب در خیلی از مواقع به یک انتخاب درست و متتاسب نیازهای سازمان منتهی نمی‌شود. تاجایی‌که طبق گزارش‌های جهانی، سازمان‌ها معمولاً حداکثر از 40 درصد ظرفیت EAM خود (با وجود اینکه خیلی از سازمان‌ها حتی بهترین نرم‌افزارهای موجود در این حوزه را خریداری کرده‌اند) استفاده می‌کنند. این اتفاق بار مالی و ریسک‌های دیگری را بر سازمان تحمیل می‌کند. برای کاهش ریسک‌های انتخاب و پیاده‌سازی نرم‌افزارهای مدیریت دارایی‌های فیزیکی در این بخش گام‌های اصلی این فرایند تشریح و بررسی می‌شود.

فصل پنجم این سند به پیاده سازی و توسعه نرم افزار های EAM اختصاص پیدا نموده است. در پیاده‌سازی و یا توسعه موفق نرم‌افزارهای CMMS و EAM عوامل بسیاری تأثیرگذار هستند. به‌صورت کلی می‌توان این عوامل را به سه حوزۀ فرایندها، فناوری‌ها و منابع انسانی تقسیم‌بندی کرد. در پشتیبانی از آن‌ها نیز عوامل پذیرش و همراهی رهبری سازمان، آموزش‌های لازم برای کارکنان و همچنین امنیت سیستم تأثیرگذار خواهد بود. اما آنچه فراتر از هر عاملی در موفقیت پیاده‌سازی و توسعه نرم‌افزار مدیریت دارایی‌های فیزیکی مؤثر است، فرهنگ سازمان و انطباق‌پذیری کلیۀ سطوح مدیریتی و عملیاتی سازمان و همراهی با تغییرات در فرایندها و فناوری‌هاست. در مطالعات و مقایسه‌های انجام‌شده در خصوص اصلی‌ترین عوامل موفقیت، حوزۀ کارکنان 60 درصد، فرایندهای کسب‌وکار 25 درصد و فناوری 15 درصد آرا را به خود اختصاص داده‌ است. با توجه به این نتایج، همراهی مدیریت ارشد سازمان و دیگر کارکنان در پروژۀ‌ پیاده‌سازی و توسعه نرم‌افزار امری حیاتی است. اما علاوه بر آن نباید از توجه به دیگر حوزه‌ها نیز غافل ماند. ازاین‌رو، در این فصل فرایند گام‌به‌گام پیاده‌سازی نرم‌افزار مدیریت دارایی‌های فیزیکی معرفی می‌شود و هر گام به‌صورت اجمالی شرح داده خواهد شد.

پایان بخش سند چشم انداز نرم افزار مدیریت دارایی های فیزیکی (EAM) دو پیوست بسیار کاربردی 1- اطلاعات و الزامات نرم‌افزارهای EAM شامل اطلاعات کلی از تأمین‌کننده و نرم‌افزار، الزامات نرم‌افزار CMMS/EAM، الزامات کارکردی (ماژولهای اصلی) و الزامات غیرکارکردی (امکانات ویژه نرم‌افزار) و 2- شاخص‌های سنجش اثربخشی سیستم EAM می باشد.

اعضای کارگروه تهیه کننده سند چشم انداز پیاده سازی نرم افزار مدیریت دارایی های فیزیکی عبارتند از: مسعود صادقی، مجید برنگی، مهدی نوری نژاد، نرگس السادات غیاثی، حسن حشمتی، حسین سودخواه، کوروش خوش بین، وحید باغیشنی، ناصر نایب، علی زواشکیانی

مطالعه این سند به تمامی علاقمندان توصیه می گردد. جهت دانلود این سند اینجا کلیک کنید. همچنین می توانید برای مشاهده امکانات سامانه نرم افزاری مدیریت دارایی های فیزیکی (وب پَم) که مطابق این سند طراحی و پیاده سازی گردیده است، اینجا را کلیک کنید.