امتیاز کاربران

استقرار مدیریت دارایی های فیزیکی بدون استفاده از نرم افزار برای شرکت های توزیع که تنوع و تعدد بسیار بالایی از تجهیزات دارند، درعمل غیر ممکن است، و لیکن آخرین مرحله استقرار مدیریت دارایی های فیزیکی بایستی انتخاب و سپس استقرار نرم افزار در سازمان باشد. نرم افزار بایستی بر اساس یک مدل پیاده سازی گردید. ویژگیهای مهمی که مدل باید داشته باشد عبارت است از:

جامعیت: هر چهار بخش اصلی یعنی برنامه ریزی، اجرا، نظارت و بهبود (PDCA) را در بر داشته باشد.

یکپارچگی: اجزای مدل (ابزارها و مدل ها) در کنار یکدیگر روح واحد داشته و یکپارچه باشند.

توالی مدل: از ابتدا تا انتهای مسیر کاملاً مشخص باشد.

واقعیت های اجرایی: فقط برای فضای تئوری طراحی نشده باشد و با واقعیت های اجرایی انطباق داشته باشد.

تعداد پیاده سازی: در چند شرکت بطور موفق پیاده سازی شده باشد.

عمومیت و مقبولیت: بین کارشناسان و خبرگان صنعت و دانشگاه محبوبیت و مقبولیت داشته و پذیرفته شده باشد.

پشتیبانی: بروزرسانی و پشتیبانی مدل امکانپذیر بوده و تحت حمایت شرکت های ذیصلاح باشد.

استاندارد: با استانداردهای شناخته شده مانند ISO55000 و PAS55 انطباق داشته باشد.

یکی از قویترین مدل های موجود در زمینه تعالی مدیریت دارایی های فیزیکی مدل آپتایم است. این مدل اولین بار سال 1995 با تالیف کتابی با همین نام منتشر شد و ویرایش های آن در سالهای 2006 و 2016 توسط آقای پیکنل منتشر گردید. این مدل در چارچوب یک هرم، 10 جنبه مهم و موثر در سه سطح (رهبری، ضروریات، تعالی) و در راستای دستیابی به تعالی در مدیریت دارایی های فیزیکی را معرفی نموده است. موفقیت و کارآیی در پیاده‏ سازی مدیریت دارایی ‏های فیزیکی نیازمند حرکت در تمامی 10 جنبه هرم با در نظر گرفتن هدف و مسیر حرکت است.

شکل زیر فرآیند توسعه سامانه های مبتنی بر دارایی را نمایش می دهد. همانطور که در این شکل مشاهده می شود، اولین مرحله و الزام نرم افزار، همان مدیریت کار می باشد که در بخش اول این مقاله در خصوص آن صحبت شد. مرحله بعد ارتباط نرم افزاری مدیریت کار با انبار و زنجیره تامین و در نهایت ارتباط آن با مدیریت دارایی ها و اطلاعات دارایی هاست که این روند به نرم افزار مدیریت دارایی های سازمانی یا EAM منتهی خواهد شد.

روند توسعه سیستم های مبتنی بر دارایی

سامانه های مبتنی بر دارایی، معمولا از مدیریت کار شروع می شوند و به EAM ها ختم می شوند. نرم افزار های eam در شرکت های دارایی محور، نقش نرم افزار اصلی سازمان را ایفا می کنند، اما در شرکت هایی که مباحث تولید، فروش، منایع انسانی، مالی و خدمات پس از فروش اهمیت بسیار بالاتری از دارایی های فیزیکی به عنوان تولید کننده اصلی ارزش در سازمان دارند، نرم افزارهای erp می توانند ایفای نقش کنند، حال مهم نیست که این دو دسته نرم افزار در یک سامانه نرم افزاری پیاده سازی شده باشند، بلکه اگر هم دو سامانه مجزا در این خصوص ایجاد شده باشد، نیاز است که هر دو سامانه به هم متصل باشند.

یکی از تحولات مهم چند سال اخیر، تهیه و ابلاغ سند چشم انداز پیاده سازی نرم افزار مدیریت دارایی (EAM) می باشد. این سند در مرداد ماه سال 1400  با هدف پیاده سازی نظام مند نرم افزار مدیریت دارایی های فیزیکی بعد از برگزاری جلسات متعدد با حضور همکاران محترم شرکت های توزیع، پرووایدرهای نرم افزاری و شرکت مشاور، به کلیه شرکت های توزیع ابلاغ گردید. این سند که در پنج فصل و دو پیوست تهیه و تدوین گردیده است به مهم ترین اصول توسعه، پیاده سازی و استقرار نرم افزار های مدیریت دارایی اشاره دارد. در ادبیات مدیریت دارایی‌های فیزیکی، از مدیریت یکپارچۀ اطلاعات دارایی‌ها به‌عنوان یکی از الزامات تعالی در مدیریت دارایی‌های فیزیکی نام برده می‌شود. اما در سازمان‌های گسترده و دارایی‌محور، همچون شرکت‌های توزیع نیروی برق، مدیریت حجم گستردۀ اطلاعات و فرایندهای حوزۀ مدیریت دارایی‌های فیزیکی بدون بهره‌گیری از سیستم‌های نرم‌افزاری کارآمد، اگر نگوییم غیرممکن، بی‌تردید بسیار مشکل و ناقص خواهد بود.

در این سند سعی شده است با هدف ایجاد شناخت از نرم‌افزارهای مدیریت دارایی‌ها و روش انتخاب و پیاده‌سازی آن‌ها، تجارب برخی از شرکت‌های توزیع در پیاده‌سازی نرم‌افزارهای مدیریت نگهداشت، دانش مشاوران این صنعت و اطلاعات مراجع اصلی راهنمای انتخاب و پیاده‌سازی نرم‌افزارهای CMMS/EAM  به خوانندگان محترم منتقل شود.

سیستم‌های رایانه‌ای مدیریت نگهداشت (CMMS) و مدیریت دارایی‌های بنگاه (EAM)  توانمندسازهایی در قالب بسته‌های نرم‌افزاری هستند که برای پشتیبانی از مدیریت دارایی‌های فیزیکی و نگهداشت طراحی‌ شده‌اند. استفادۀ اثربخش از انواع سیستم‌های پشتیبان مدیریت دارایی‌های فیزیکی می‌تواند بازدهی خدمات این بخش را به میزان چشمگیری بهبود ‌بخشد. تفاوت این دو خانواده از نرم‌افزارها بیشتر در گستردگی ماژول‌های آن‌ها و تعداد فرایندهای قابل‌مدیریت در آن‌هاست؛ اما با به‌روزرسانی نرم‌افزارهای اولیه مدیریت نگهداشت، در خیلی از موارد دیگر مرز خاصی بین آن‌ها وجود ندارد. از این رو انتخاب گستردگی قابلیت‌ها و ماژول‌های نرم‌افزار بیشتر به فلسفه و استراتژی مدیریت دارایی فیزیکی سازمان و همچنین قابلیت‌ها و به‌روزبودن دیگر نرم‌افزارهای پشتیبان سازمان بستگی دارد. در این فصل همچنین مطابق شکل زیر، به سیر تکامل نرم افزارهای مبتنی بر دارایی اشاره شده است.

برخی از بهبودهای حاصل از استقرار نرم افزارهای مدیریت دارایی های فیزیکی عبارتند از:

• افزایش بهره‌وری نیروی‌کار
• کاهش خاموشی و تلفات انرژی در شبکه
• عمر مفید طولانی‌تر تجهیزات
• کنترل موجودی
• سفارش‌های خرید بلندمدت
• افزایش کیفیت نگهداشت
• تصمیم‌‌گیری بر اساس اطلاعات و شواهد
• افزایش اثربخش قراردادهای خدمات
• استانداردسازی فرایند تبادل داده‌ها در بین بخش‌های مرتبط با یکدیگر
• مدیریت اطلاعات دارایی ها و تجهیزات
• کدگذاری دارایی های فیزیکی
• مدیریت عملکرد

اجزای اصلی نرم افزارهای مدیریت دارایی عبارتند از الزامات کارکردی و غیرکارکردی.

الزامات کارکردی نرم افزار مدیریت دارایی عبارتند از:

• مدیریت اطلاعات دارایی‌ها
• نیروی انسانی
• مدیریت کار
• كنترل موجودی انبار
• خرید و سفارش‌ها
• بودجه‌بندی
• مدیریت پروژه
• مدیریت عملکرد

این الزامات بخش هایی از نرم افزار مدیریت دارایی هستند که حتما باید وجود داشته باشند یا در ارتباط با نرم افزار های دیگر مستقرشده در سازمان کار کنند. موارد زیر جزو الزامات غیرکارکردی نرم افزار می باشند که انتخاب وجود یا عدم وجود آن بستگی به وضعیت استقرار سایر نرم افزارها در شرکت و یا سایر شرایط دارد. این موارد عبارتند از:

• کارکرد تحت شبکۀ نرم‌افزار
• ایجاد امکانات نظارتی در سازمان مرجع (توانیر)
• دسترسی به اطلاعات سیستم‌های اطلاعات مکانی (GIS)
• مدیریت دسترسی کاربران مختلف به اطلاعات
• طبقه‌بندی، تعریف دسترسی‌ها و نمایش اطلاعات دارایی‌ها برای سطوح مختلف کاربران
• طراحی و به‌ کارگیری پایگاه داده‌ای استاندارد
• طراحی کاربرپسند، جهت ورود و دسترسی به اطلاعات
• توسعه و بهره‌گیری از امکانات انواع رایانه‌های همراه، تبلت‌ و انواع تلفن‌های همراه
• انطباق با الزامات استانداردهای یکپارچه‌سازی داده و ارتباط نرم‌افزارهای شرکت‌های توزیع نیروی برق (مطابق استاندارد IEC61968)

ماژول‌های اصلی نرم افزارهای EAM  عنوان دومین فصل این سند چشم انداز می باشد. در این فصل با تمرکز بیشتری اجزای اصلی سیستم یکپارچۀ مدیریت دارایی‌ها، که به‌عنوان ماژول‌های پایه نیز شناخته می‌شوند، شرح داده می‌شود. شایان ذکر است که ماژول‌های نام‌برده در این بخش لزوماً اجزای یک نرم‌افزار واحد نیستند؛ در بسیاری از موارد سازمان‌ها با اتخاذ راهبرد معماری خدمات‌محور، مجموعه نرم‌افزاهای تخصصی خود را در یک بستر مشترک یکپارچه می‌سازند و یک سیستم جامع مدیریت دارایی‌های فیزیکی (EAMS) را از ترکیب نرم‌افزارهای توانمند خود می‌سازند. اما به هر ترتیب، کارکرد یکپارچۀ ماژول‌ها یا نرم‌افزارهای ذیل، و البته در بستر بزرگ‌تر و خدمات‌محور با سایر نرم‌افزار‌های سازمان، برای مدیریت بهینۀ عملکرد دارایی‌ها در سازمان لازم است. همانطور که عنوان گردید، مدیریت اطلاعات دارایی‌ها، نیروی انسانی، مدیریت کار، كنترل موجودی انبار، خرید و سفارش‌ها، بودجه‌بندی، مدیریت پروژه و مدیریت عملکرد عناوین این ماژول ها می باشند که به طور مشدوح در این فصل توضیح داده شده اند.

مهم ترین استاندارد شرکت های توزیع، استاندارد IEC61968 می باشد. رویکرد اصلی در این استاندارد تشویق سازمان‌ها برای اتخاذ استراتژی انتخاب و به‌روزرسانی نرم‌افزارها بر اساس معماری خدمات‌محور (SOA) و توسعۀ زیرساخت ESB است. با انتخاب این رویکرد می توان با پویایی بیشتری از راهبردهای نوین بهره گیری از خدمات نرم افزاری در بستر اینترنت همچون راهبردهای خرید خدمات نرم افزاری (SaaS) و یا ذخیره و تحلیل داده در فضای ابریرا فراهم می­سازد. از این رو، این ساختار یکی از راهکارهای بسیار مؤثر برای افزایش بهره‌وری و پویایی در مدیریت سیستم‌های جاری و به‌روز‌رسانی سریع‌تر سیستم‌های IT و OT بر اساس توسعۀ شتابان فناوری است.

انتخاب هوشمندانۀ نرم‌افزار مدیریت دارایی های فیزیکی یکی از چالش‌های اساسی مدیران و کارشناسان فنی سازمان‌های دارایی محور نظیر شرکت های توزیع نیروی برق می باشد. عرضۀ تعداد زیادی از نرم‌افزارهای این خانواده و تنوع ویژگی‌ها و قابلیت‌های آن‌ها، تا حد زیادی باعث سردرگمی مسئولان انتخاب و پیاده‌سازی نرم‌افزار شده است. به‌صورت معمول، سازمان‌ها بر اساس معیارهایی نظیر هزینۀ خرید، تعدد قابلیت‌ها و شرایط پشتیبانی، از بین نرم‌افزارهای موجود در بازار یکی را انتخاب می‌کنند یا در بعضی موارد تصمیم به توسعۀ یک نرم‌افزار درون‌سازمانی گرفته می‌شود. اما این نوع انتخاب در خیلی از مواقع به یک انتخاب درست و متتاسب نیازهای سازمان منتهی نمی‌شود. طبق گزارش‌های جهانی، سازمان‌ها معمولاً حداکثر از 40 درصد ظرفیت CMMS/EAM  خود استفاده می‌کنند.

هزینۀ بالای خرید و پیاده‌سازی، هماهنگی و همگونی با دیگر نرم‌افزارها و سیستم‌ها و اثرگذاری بر روند تعالی مدیریت دارایی‌های فیزیکی بخشی از پیامدهای انتخاب نادرست نرم افزار می باشد. نقشه راه انتخاب نرم افزار (شکل زیر) از مهم ترین بخش های فصل چهارم این سند می باشد.

ساختار استقرار نرم افزارهای مدیریت دارایی در سازمان

در پیاده‌سازی و یا توسعه موفق نرم‌افزارهای CMMS  و EAM  عوامل بسیار زیادی تأثیرگذار هستند. به‌صورت کلی می‌توان این عوامل را به سه حوزۀ فرایندها، فناوری‌ها و منابع انسانی تقسیم‌بندی کرد. در مطالعات و مقایسه‌های انجام‌شده در خصوص اصلی‌ترین عوامل موفقیت، حوزۀ کارکنان 60 درصد، فرایندهای کسب‌وکار 25 درصد و فناوری 15 درصد آرا را به خود اختصاص داده‌ است. این بدین معنی است که مهترین نقش در استقرار موفق یک نرم افزار در سازمان را کارکنان و فرهنگ سازی و آموزش های انجام شده ایفا می کنند و فناوری نرم افزار که عمده شرکت ها در تلاش برای انتخاب نرم افزاری با برترین تکنولوژی هستند، تنها 15% در استقرار موفق نرم افزار ایفا می نماید.

امتیاز کاربران

تعریف مدیریت کار: انجام صحیح کار با روش مناسب و در زمان مطلوب، جهت رسیدن به اهداف سازمان، با بهینه ترین استفاده از منابع موجود، فرایندی است که توسط مدیریت کار فراهم می‌شود.

چرخه مدیریت کار

هر آنچه در زمينه تسهيل نمودن انجام فعالیت‌های صحيح با روشي درست و به‌موقع باشد را مديريت كار گويند. با اينكه برنامه ريزي و زمان­بندي^[1] كار در قلب فعاليت­هاي نگهداري و تعميرات قرار دارند، اما خود، بيان كننده قسمتي از يك داستان پيچيده اند. مديريت كار شامل برنامه ريزي و زمان بندي و فعاليت­هايي است كه در مجموع شش گام اصلی ،چرخه مديريت كار را تشكيل مي­دهند كه در شكل (6) نشان داده‌شده است.

با توجه به شکل، برنامه­ ريزي و زمان­بندي، دو گام مهم در چرخه مديريت كار هستند. برنامه ريزي بيان مي­كند كه چه‌کاری چگونه انجام مي­شود؛ زمان­بندي مشخص مي­كند كه کار چه وقت انجام مي‌شود.

خرابي­ها، تعميرات اضطراري، زمان­هاي توقف برنامه­ريزي و زمان­بندي نشده، اضافه كاريها و نبود قطعات يدكي در زمان تعميرات، به ظرفيت و سود يك مجموعه لطمه میزند. براي جلوگيري از به دام افتادن در اين مشكلات، نياز به تلاش در چهار زمينه ذيل وجود دارد:

• وجود و در دسترس بودن مواد و قطعات در زمانيكه شما به آن نياز داريد (مديريت مواد و قطعه يدكي).
• انجام فعاليت­هاي صحيح پيش اقدام^[2] كه سبب كاهش پيامدهاي مخرب خرابي­ها مي­شود (مانند استفاده از روش‌هايي نظير RCM).
• در دسترس داشتن مهارت­ها و توانايي­ها جهت انجام صحيح و موثر كارها (نيروي انساني).
• انجام صحيح فعاليت­هاي نت از طريق اجراي مديريت كار موثر.

چرخه استاندارد مدیریت کار

با فرض اينكه يك مجموعه داراي يك مديريت خوب در تأمین مواد و قطعات باشد، نيروي انساني ماهر و توانا در دسترس باشد، همچنين برنامه نت مناسب وجود داشته باشد، در اين زمان فرآيند مديريت كار است كه مي­تواند اين عناصر را گرد هم جمع كرده و سبب شود كه كار صحيح توسط شخص مناسب با استفاده از مواد و قطعات صحيح در وقت مناسب انجام شود.

در سيستمِ داراي مديريت مؤثر، به‌جز در مواقع اضطراري، فعاليت‌هاي نگهداري و تعميرات دست‌کم ۲۴ ساعت پيش از زمان شروع، برنامه‌ريزي مي‌شوند. برنامه‌ريزي بدين سبب انجام مي‌شود که اطمينان حاصل شود هيچ تأخير اجتناب‌پذيري در کار، به‌دليل نقص در قطعات، مواد، ابزار، تجهيزات، الزامات ايمني، اطلاعات يا برنامۀ توليد، وجود نخواهد داشت. به‌طور مطلوب، زمان‌بندي بايد يک هفته پيش از اجرا صورت گيرد تا از آمادگي تمامي منابع براي اجراي مؤثر کار اطمينان حاصل شود. کار زمان‌بندي آغاز نخواهد شد، مگر آنکه تمامي منابع براي شروع کار آماده باشند.

به‌ندرت، پرسنل نگهداري و تعميرات به‌علت انتظار براي قطعات، مواد، ابزار، تجهيزات، دستورالعمل، اطلاعات فني، مجوز‌هاي ايمني يا عدم توقف تجهيزات توسط عمليات، در انجام کار دچار وقفه مي‌شوند. برنامه‌ريزي و زمان‌بندي مؤثر، تأخير‌هاي اجتناب‌پذير را ازميان مي‌برند.

پس از برنامه‌ريزي کار، براساس اولويت‌هاي موجود، زمان‌بندي صورت مي‌گيرد. منابع ناياب نگهداري و تعميرات به‌گونه‌اي تخصيص مي‌يابند که بيشترين منافع را براي سازمان ايجاد کنند. فعاليت‌هاي نگهداري و تعميرات بر اساس یک برنامه زماني و متناسب با نيازها تکميل مي‌شوند.  فعاليت‌هاي نگهداري و تعميرات پيشگيرانه و اقتضايي در همان هفته‌اي تمام مي‌شوند که اجرايشان زمان‌بندي شده است و اين به  معنی برآورد‌ه‌شدن زمان‌بندي است. برآورده‌شدن اکثریت فعاليت‌هاي پيش‌ اقدام (فعاليت‌هاي پايش وضعيت (CM)، نوسازي و از رده خارج‌کردن‌هاي زمان‌بندي‌شده)، با فرض اجراي کامل و صحيح و متناسب با حالات شکست تجهيزات، نشاني از قابلیت اطمینان بالای سیستم (فرایندها و تجهیزات) در آينده است. به‌عنوان هدف، همۀ زمان‌بندي‌هاي انجام‌شده براي فعاليت‌هاي پيش‌اقدام بايد به‌موقع اجرا شوند.

گروه نگهداري و تعميرات داراي اطلاعات، ابزارها و منابع لازم (سيستم مناسب CMMS، مديريت مناسب مواد، ارتباط مؤثر ميان عمليات و نگهداري و تعميرات)  را دارند و از آن‌ها براي برنامه‌ريزي و زمان‌بندي مؤثر کارهايشان استفاده مي‌کنند. براي انجام برنامه‌ريزي و زمان‌بندي مؤثر، به‌جز اطلاعات و ابزارها و منابع،  به انضباط چشمگيري در سازمان  نیاز است.

پس از پايان فعاليت نگهداري و تعميرات، گروه کاري، اطلاعات مربوط را در سوابق ثبت مي‌کند که شامل ساعت کار، مواد مورد استفاده، جزئيات کار انجام‌شده، وضعيت مشاهده‌شده (اثرات خرابي)، يا هر تغيير يا بهبود پيشنهادي در شرح برنامۀ کار^[1] مي‌شود. سپس اطلاعات حاصل براي بهبود کيفيت تصميمات (مثلاً تعويض قطعه با توجه به پر‌هزينه‌شدن آن يا بازنگري در تاکتيک نگهداري و تعميرات) و ارتقاي اجراي کار در آينده، استفاده مي‌شوند.

وقتي در فعاليت‌هاي نگهداري و تعميرات مشکلاتي رخ دهد، براي تعيين چگونگي انجام بهتر کار، تحليل‌هايي انجام مي‌شود. سپس، از اين تحليل‌ها در فرايند برنامه‌ريزي استفاده مي‌شود تا اجراي کار در آينده بهبود يابد. الزامات عملياتي آينده به ‌منزلۀ قسمتي از فرايند برنامه‌ريزي میان مدت يا بلندمدت سازماني، ارزيابي شده و برنامه‌هايي براي بهينه‌سازي‌هاي موردنياز آماده مي‌شود. این باعث میشود که برنامه ها را بتوان در زمان نياز با بهينه‌سازي‌هاي لازم، عملياتي کرد.

کارهاي بزرگ مانند توقف و شروع مجدد توليد و نيز کارهاي پروژه‌اي، از قبل در زمان مناسب، برنامه‌ريزي شده‌اند و تغييرات اندکي درمقايسه ‌با برنامه‌ها وجود دارد. سطح برنامه‌ريزي با ريسک و هزينه‌هاي مربوط، متناسب است. کارهاي بزرگ طبق برنامه‌ريزي و بودجه پايان مي‌پذيرند و مشکلات اندکي طي راه‌اندازي يا عمليات و نگهداري و تعميرات بلندمدت‌شان رخ مي‌دهد.

مدیریت نیروی کار سیار

صنایع با دارایی­های فیزیکی و تجهیزات گسترده در یک منطقه بزرگ جغرافیایی، به احتمال زیاد نیروی کار سیار دارند. به­کارگیری از نیروی کار سیار چالش­های منحصر به فردی برای مدیریت کار در پی خواهد داشت. پرسنل ممکن است در یک شیفت کامل از سرپرستانشان دور باشند. در برخی موارد، پرسنل سیار ممکن است به کارگاهشان نروند و برای چند روز سرپرستانشان را نبینند. شیوه­های مدیریت کار برای نیروی کار سیار به طور کلی همانند پرسنل یک کارخانه است، اما استثناهایی وجود دارد:

• ارتباطات با نیروی کار در طول روز ممکن است چالش برانگیز باشد، اگرچه امروزه فن آوری ارتباطات این مشکل را حل نموده است.
• ظرفیت خالص نیروی کار سیار به دلیل طی مسیرهای بعضا طولانی، از کارخانه­ها کمتر است. در هنگام زمانبندی باید این زمان تلف شده در نظر گرفته شود. به منظور به حداکثر رساندن بهره وری، باید کارهایی را که از لحاظ جغرافیایی نزدیک به هم هستند باهم زمان بندی کنیم.
• ظرفیت خالص کمتر نیروی کار سیار سبب می­شود که نسبت به نیروی کار دیگر، کارآمد­تر باشند. آنها در زمان کار در محل آشفتگی زیادی ندارند و اغلب ترجیح می­دهند به منظور اجتناب از بازگشت به همان محل در روز بعد، کار را به سرعت انجام دهند.
• قطعات و مواد اولیه را می­توان به گونه­ای متفاوت تامین کرد زیرا نیروی کار سیار معمولا در وسیله نقلیه­شان بسیاری از مواد و ابزارشان را حمل می­کنند. این امر در واقع می تواند برنامه‌ریزی بسیاری از کارها را ساده کند.
• تخصیص کار به نیروی کار سیار و گزارش انجام کار توسط آنها در زمانیکه در خارج از کارگاه تعمیراتی قرار دارند، شرایط خاصی دارد. برای این کار از روش­های زیر استفاده می­شود :
• افراد می­تواند در پایان کار به منظور گرفتن ماموریت کاری بعدی خود تلفن کرده یا پیامی مخابره کنند.
• سرپرست می­تواند محلهای کار همه افراد را بازدید و شخصا کار را محول کند.
• می تواند برای کل یک شیفت کاری، کار کافی محول شود. به کمک این کار می­توان ارتباطات مورد نیاز را در طول یک شیفت به حداقل رساند مگر اینکه کاری اضطراری وجود داشته باشد که نیاز به تغییر برنامه زمانبندی روزانه پیدا کنیم. برای این منظور می­توان از بیسیم و یا تلفن همراه استفاده نمود.
• به منظور دریافت، به روز رسانی و ذخیره­سازی دستور کارها، درحالیکه نیروی کار دور از دفتر باشند، می­توان از کامپیوترهای دستی یا سیستمهای ارتباطی همراه استفاده نمود. برخی از اینها بسیار تکامل یافته­اند و می­توانند به پایگاه اطلاعات تعمیرات و نقشه ها دسترسی داشته باشند.

ارتباطات همیشه منبع اتلاف زمان برای نیروی کار سیار بوده است، اما امروز دیگر چنین نیست. امروزه فناوری بسیاری از مشکلات مربوط به ارتباطات را حل کرده است. تلفن­های همراه، پیجرها، کامپیوترهای جیبی، دستگاه های ورود اطلاعات، سیستم های موقعیت یاب جهانی، سیستم های اطلاعات جغرافیایی و غیره، همه و همه به یاری و کمک برای رفع این مشکل آمده اند.

طی مسافت بین کارهای مختلف، ظرفیت خالص نیروی کار سیار را کاهش داده، اما این امر به­وسیله بهره­وری متعادل شده است. راه حل کلیدی برای افزایش ظرفیت خالص کارگران سیار، زمانبندی کار به گونه­ای است که حداقل جابجایی صورت گیرد. اتصال اطلاعات و محل داراییها به سیستم اطلاعات جغرافیایی (GIS)، به زمانبند کمک می­کند تا کارهایی را که از نظر فیزیکی به یکدیگر نزدیک هستند را در کنار هم زمانبندی نماید.

سیستم موقعیت یاب جهانی (GPS) را می توان در وسایل نقلیه در حرکت به منظور دقت و گزارش موقعیت مکانیشان مورد استفاده قرار داد. این امر به سرپرستان کمک خواهد کرد تا موقعیت نیروی کارشان را بر روی یک نقشه نسبت به دارایی­ها و کارها بسنجند. هنگامی که تعداد کارها زیاد می شود، این اطلاعات در انتخاب نیروی کار سیار برای اعزام به محل می­تواند مفید واقع ­شود.

قطعات و ابزار اغلب در وسایل نقلیه نگه داشته و مورد استفاده قرار می­گیرد. بنابراین افراد به سادگی می توانند آنچه را که برای هر کار داده شده نیاز دارند را به طور مستقیم از وسیله نقلیشان بردارند. وسایل نقلیه در زمان خارج از شیفت کاری دوباره شارژ می­شوند. برخی کارهای پیچیده نیازمند قطعات و مواد بیش از حد بزرگ است که حملشان دشوار است و نمی­توان در وسیله نقلیه ذخیره کرد. برای حمل این دست از مواد از خودروهای ویژه­ای استفاده می­شود. این کارها به همان درجه از برنامه­ریزی نیاز دارند که به طور معمول در یک کارخانه ثابت نیاز است، اما اکثر کارها اینگونه نیستند.

برخی از نیروی کار سیار با وسایل نقلیه تخصصی اختصاص وجود دارند، به عنوان مثال وسایل نقلیه کابلی در خدمات شهری. این وسایل و گروههای کاری ممکن است در برخی کارها مجبور باشند که با گروه­های کاری دیگری همکاری داشته باشند. برای این دست از کارها هماهنگی نیروی کار به برنامه‌ریزی بسیار عالی نیاز دارد. زمانبندی رسیدن گروههای مختلف به طوری که در زمان مورد نظر برسند و اتلاف زمانی کمی در انتظار برای انجام کارشان داشته باشند چالشی برای زمانبندها است.

[1] - Job Plan

[1] - Planning and Scheduling

[2] - Proactive